Als de gemiddelde organisatie iets heeft geleerd van de coronapandemie, dan is het wel dat IT wel degelijk snel kan innoveren als het echt moet. Dat brengt echter ook meteen de volgende uitdaging met zich mee. Binnen organisaties verwacht men nu ook meer van de IT-afdeling. Dat gaat niet zomaar, al kan selective outsourcing een oplossing zijn.
De gemiddelde IT-afdeling verzette aan het begin en tijdens de coronapandemie bergen werk. Dit was vaak een noodzaak om de organisatie aan de gang te houden. Mensen moesten ineens thuis kunnen werken of remote inloggen. De hiervoor benodigde infrastructuur is in korte tijd aangeschaft, ingericht en beschikbaar gemaakt. Dit gebeurde vaak in een fractie van de normaal benodigde tijd. Vanuit sommige organisaties komt nu de vraag waarom dat korte tijdbestek niet de nieuwe standaard kan zijn.
Bij het analyseren van dit soort situaties kom je al snel tot de conclusie dat de hele keten sneller werkt. De IT-afdeling heeft een tandje bijgezet, maar in veel gevallen ook hier en daar wat bochten afgesneden om tot een snel resultaat te komen. Het maken van een implementatieplan en het uitvoerig testen van omgevingen om te zien of alles wel goed werkt, zijn vaak grotendeels overboord gegooide stappen.
Tegelijk zie je dat bestuurders ook sneller beslissingen maakten. Een CIO wil normaliter onderzoeken en afwegen welke applicatie of infrastructuur het beste past bij de organisatie. Een CFO wil op zijn beurt een uitgebreide financiële onderbouwing. Hier gaat men in het bestuur dan ook nog menigmaal over vergaderen. Nu werden zij gedwongen om snel te beslissen, want de IT-afdeling had middelen nodig. Als de hele keten snel beslist, dan kan IT dus snel werken en daarmee ook snel innoveren. De vraag is alleen of je dat als nieuwe standaard kan vastleggen.
Kan je in normale tijden ook sneller innoveren en beslissen?
Binnen organisaties speelt nu de vraag of de nog op de plank liggende innovatieplannen ook sneller kunnen worden opgepakt. De IT-afdeling heeft laten zien dat het sneller kan, dus denkt men ‘vooruit met die geit’.
Veel processen vallen echter terug in oude patroon. De IT-afdeling gaat weer implementatieplannen maken en zaken uitvoerig testen voordat ze het uitrolt. Dat is ook belangrijk. Daarnaast moet men niet vergeten dat een IT-afdeling de nodige overuren draaide om tijdens de coronapandemie alles voor elkaar te krijgen. Die werkdruk kan je niet het hele jaar op je IT-afdeling leggen. Ook bestuurders willen weer vergaderen en opties afwegen, zodat ze uiteindelijk de beste keuze maken voor de organisatie. En ook dat kost tijd. Bij veel bedrijven zal het proces dus terugvallen in de oude gewoontes, al hoeft dat natuurlijk niet. Er is altijd een middenweg te vinden.
Hoe kan je dan toch sneller blijven innoveren?
De vraag naar meer innovatie verdwijnt niet zomaar. Bedrijven blijven zoeken naar manieren om toch sneller te innoveren. De IT-afdeling uitbreiden is de simpelste oplossing, maar mensen vinden is daarentegen de grootste uitdaging. De CIO zal om tafel moeten met zijn IT-afdeling om prioriteiten te stellen en te bekijken wat het bijvoorbeeld kan uitbesteden. Uitbesteden kan zowel intern als extern. Enkele te overwegen opties:
- Als er nog veel applicaties ontwikkeld moeten worden, dan is het uitbesteden van de ontwikkeling aan een extern development bureau vaak een goede manier om de eigen IT-afdeling te ontlasten;
- Bedrijven die grote moderne system of records applicaties gebruiken (CRM/ERP) kunnen tegenwoordig vaak citizen development toestaan binnen zo’n platform. Met de juiste monitoring en controle door IT kan dit succesvol zijn en snel winst opleveren. Gebruikers kunnen dan bijvoorbeeld zelf snel rapportages aanpassen of eenvoudige functies toevoegen;
- RPA (Robotic Process Automation) is een goede manier om repetitieve taken binnen softwarepakketten die nu nog door mensen worden uitgevoerd te vervangen door software robots.;
- Het inzetten van meer integratie is eveneens een goede manier om snel te innoveren. Als je verschillende applicaties binnen een organisatie met elkaar kan laten communiceren en data laat uitwisselen, kom je tot snel veel betere inzichten en oplossingen.
Door voor dit soort oplossingen te kiezen ontlast je je interne IT-afdeling, zodat zij zich kan focussen op de core infrastructuur en de belangrijke grote projecten. Bijvoorbeeld het vervangen van grote legacy systemen die inmiddels een blok aan het been van de organisatie zijn.
Het risico van sneller innoveren
Met elke keuze zijn ook risico’s verbonden. Het ontwikkelen van applicaties door een derde partij moet goed gemanaged worden. Als zo’n partij geen duidelijke instructies krijgt, zie je dat er vaak een mismatch is tussen de eisen van de organisatie en het opgeleverde product. Citizen development kan uit de klauwen lopen als de controle niet goed is. Voor je het weet zijn er honderden aanpassingen gemaakt en is het overzicht verloren. Daar moet dus wel voor worden gewaakt. Verder is verstandig om citizen development te limiteren tot het platform zelf en het niet zomaar te laten integreren met oplossingen van derden of allerlei databronnen zonder dat hier controle over is. Op de lange termijn kan het beheren van dit soort verstopte integraties dan ook een hoofdpijndossier vormen.
Integraties zijn daarentegen wel een goede manier om te innoveren. Door de data van het bedrijf uit de verschillende silo’s te halen en middels integraties samen te brengen, kunnen er betere analyses worden gemaakt. Het versnelt de innovatie in een organisatie enorm. Wat je echter vaak ziet bij veel bedrijven is dat ze inmiddels meerdere integratieplatformen hebben, of applicaties waarin integraties verstopt zitten. Zo bouwt de IT-afdeling vaak integraties in zelf ontwikkelde applicaties, binnen system of records-omgevingen is ook vaak ondersteuning voor integraties te vinden en tot slot gebruiken bedrijven vaak nog verschillende iPaaS-platformen.
Selective outsouring kan een oplossing zijn
Voor bedrijven die in deze situatie zitten kan selective outsourcing een oplossing zijn. Daarbij worden bepaalde functies of werkzaamheden uitbesteed. In plaatste van de IT-afdeling draagt de externe organisatie de verantwoordelijkheid. Je legt met selective outsourcing ook een grote verantwoordelijkheid bij je leverancier voor het proces dat je uitbesteedt. De leverancier is verantwoordelijk om het goed uit te voeren, maar ook beschikbaar en werkend te houden.
Veel SaaS-leveranciers zijn een vorm van selective outsourcing. Je neemt als het ware een dienst af geleverd vanuit de cloud. De leverancier is verantwoordelijk voor het in de lucht houden, doorontwikkelen en patchen van de aangeboden dienst.
We spraken recent ook met Enable U. Deze partij biedt een vorm van selective outsourcing om bedrijven goed te helpen innoveren. Enable U levert namelijk een volledige managed integratiedienst, of om alle begrippen erbij te trekken: managed iPaaS.
Enable U kan binnen een organisatie de datasilo’s en applicaties met elkaar verbinden, waardoor meer innovatie mogelijk is. De data kan worden samengevoegd, geanalyseerd en er kunnen processen worden opgezet over meerdere applicaties en infrastructuren. Enable U neemt vrijwel alles uit handen en garandeert dat integraties blijven werken, allemaal zonder de IT-afdeling van de organisatie te belasten. Het zogenoemde selective outsourcing. Dit is anders dan een standaard iPaaS-oplossing. Bij reguliere iPaaS nemen bedrijven een tool om integraties te bouwen af. Vervolgens moet de IT-afdeling ermee aan de slag.
Lees ook: Ga verder dan iPaaS, laat je ontzorgen met Connections as a Service
Foutafhandeling schiet vaak te kort
Doordat het managed is wordt het bouwen en creëren van integraties bij je interne IT-afdeling weggehaald. Dit scheelt waardevolle tijd die je interne IT-afdeling nu beter kan besteden. Ze zien bij Enable U vaak ook dat oplossingen betrouwbaar worden als zij aan boord komen en de integraties overnemen. In principe kan elke IT’er wel een integratie opzetten of bouwen, maar het is uiteindelijk ook echt een specialisatie. Er zit veel kwaliteitsverschil tussen integraties.
Zeker onder druk bestaat een integratie vaak uit een workflow die bepaalde acties uitvoert. Op het moment dat de integratie wordt ontwikkeld werkt die. Eventuele foutafhandeling of het opslaan van data bij een mislukte actie worden vaak vergeten. Dat hoeft niet erg te zijn, maar als je cruciale processen of applicaties met elkaar verbindt kunnen de gevolgen groot zijn.
Het kan uiteindelijk altijd gebeuren dat een systeem of datacenter tijdelijk onbereikbaar is. Als je integraties op dat moment worden uitgevoerd, dan kan de data niet worden afgeleverd of opgeslagen. Bij veel integraties verdwijnt de data dan gewoon. Met selective outsourcing is het de taak van Enable U om te zorgen dat de integratie altijd werkt, eventueel ook met een vertraging als een datacenter offline is. Als een datacenter offline is, dan wordt de data opgeslagen om op een later moment alsnog uit te wisselen of desnoods per e-mail bij de IT-beheerder aangeleverd.
Draag de verantwoordelijkheid over
Door je integraties via selective outsourcing uit te besteden hoef je als organisatie enkel nog maar aan te geven welke applicaties en data silo’s met elkaar moeten kunnen communiceren. Vervolgens draagt de leverancier de verantwoordelijkheid om die integraties te leveren en te blijven leveren. Voor bedrijven die enorm veel integraties hebben, is het ook mogelijk om enkel de cruciale integraties uit te besteden en daarnaast zelf een iPaaS-platform aan te houden voor minder cruciale processen.
Wij vinden het belangrijkste argument om te kiezen voor selective outsourcing, dat de leverancier die het aanbiedt ook de volledige verantwoordelijkheid draagt om een oplossing te leveren en beschikbaar te houden. Dit inclusief aanpassingen, patches en het afhandelen van storingen. Op die manier heb je de garantie dat je de interne IT-afdeling ook daadwerkelijk ontlast.