Een zakelijke printer kopen? Software maakt het verschil

Printers en multifunctionals staan in de regel niet bovenaan het prioriteitenlijstje van de ondernemer. Daarvoor zijn op zich ook best goede redenen te bedenken. Toch kan het lonen om meer aandacht te besteden aan dit onderdeel van je bedrijf. OKI is die mening (uiteraard, zou je zeggen) ook toegedaan en heeft recent laten onderzoeken door onderzoeksbureau Conclusr hoe het MKB in Nederland omgaat met haar printers en MFP’s. Dit resulteerde in een rapport getiteld ‘Printerbeleid van ondernemend Nederland’. Wij spraken Tim Leenders, Marketing Manager Benelux bij OKI, uitgebreid over dit rapport. Als er een ding duidelijk naar voren komt in het rapport (dat je via deze link kunt downloaden), is het dat de allereerste zin van de inleiding hierboven bevestigd wordt. De meeste ondernemers kijken niet of nauwelijks naar wat en hoeveel ze kunnen winnen door slimmer om te gaan met printers en MFP’s. Er zit veel variatie in het aantal gebruikers per machine, er wordt nagenoeg niets gedaan aan digitalisering en van effectief printbeleid is ook nauwelijks sprake. 89 procent van de ondervraagde ondernemingen heeft digitalisering echter wel hoog op de agenda staan, ook voor hun printerpark. Dit terwijl 78 procent van de bedrijven niet of nauwelijks inzicht heeft in het printgedrag van haar medewerkers. Dat laatste is van cruciaal belang voor om het even welke verandering je door wilt voeren. Sterker nog, hier begint het allemaal mee volgens Leenders: “Je hebt een nulmeting nodig.”

Volgens Tim Leenders van OKI begint alles bij een goede nulmeting.

Goed kijken wat je nodig hebt

Als we eerst kijken naar de fysieke apparatuur die je nodig hebt, dan komt meteen de nulmeting om de hoek kijken. Zorg eerst dat je weet hoeveel er daadwerkelijk afgedrukt, gescand en gekopieerd wordt (en op welk type machines), alvorens je overgaat tot aanschaf. Nu komt het voor dat een kleine organisatie gebruikmaakt van een enkele grote A3-copier. Dat is volgens Leenders in veel gevallen zowel niet nodig als onverstandig. Het is niet nodig omdat je A3 in de regel niet gebruikt (voor slechts 1,5 – 2,0 procent van alle afdruktaken) en de capaciteit overkill is voor je gebruiksdoel. Het is niet verstandig omdat je nu maar één machine hebt staan. Gebeurt daar iets mee, dan heb je meteen helemaal geen capaciteit meer. Verder komt het met name bij starters en zeer kleine ondernemingen voor dat men gewoon naar de Media Markt rijdt en daar een of meerdere goedkope consumentenprinters op de kop tikt. De kans dat deze modellen teleurstellen is groot, bijvoorbeeld omdat de capaciteit veel te laag is voor je uiteindelijke behoefte. Dit geldt overigens niet alleen voor consumentenprinters, maar ook voor bijvoorbeeld de OKI MC342. Dat is op zich een uitstekende machine, maar alleen als je maandelijkse volume niet overdreven hoog is. Als hij niet aansluit bij je behoefte, dan zal ook een dergelijk apparaat in de praktijk tegenvallen. Je moet dan veel te vaak de cartridges/toner vervangen bijvoorbeeld, waardoor het apparaat ondanks de relatief lage aanschafprijs in gebruik toch duur wordt.